편리한 연말정산 원천징수의무자(실무자) <Q&A>

편리한 연말정산을 이용하는 원천징수의무자 또는 회사 실무자의 궁금증을 Q&A로 알아보겠습니다.

1. 공제신고서를 홈택스에서 온라인(On-line)으로 전송받으면 어떤 점이 좋은가요?

⟶ 근로자가 공제신고서를 종이로 제출하지 않고 간편제출(On-line)하면 서류로 출력하거나 수동 전달하는 과정이 생략되므로 회사나 근로자 모두 편리하고, 회사는 근로자가 간편 제출한 간소화서비스 자료 또는 공제신고서를 일괄로 내려받아 지급명세서를 작성하거나, 홈택스에서 직접 지급명세서를 생성(근로자 2천 명 이하만 가능)할 수 있어 편리합니다.

 

2. 회사가 공제신고서 등을 국세청 홈택스에서 간편제출(On-line) 받으려면 어떻게 해야 하나요?

⟶ 회사가 국세청 홈택스 ｢편리한 연말정산｣의 ｢간편제출하기｣에서 소속 근로자의 연말정산 기초자료를 먼저 등록해야 합니다.

 

3. 회사가 등록하는 근로자 기초자료는 무엇인가요?

⟶ 간편제출 서비스를 이용하기 위해서는 필수항목*을 등록해야 합니다. 선택항목**까지 등록하면 근로자가 예상세액을 편리하게 계산해 볼 수 있으며, 지급명세서 작성용 항목***까지 등록하면 회사가 홈택스에서 지급명세서를 직접 작성･제출할 수 있습니다.

 

*근로자의 이름과 주민등록번호

**근로자가 연말정산 세액계산을 위해 필요한 최소한의 정보 : 근로자의 총 급여, 연금보험료, 건강보험료, 고용보험료, 회사 일괄징수 기부금, 기납부 소득세

***회사가 홈택스에서 지급명세서를 작성하는 경우 필요한 정보 : 근무기간, 급여상세 항목, 비과세 항목, 기납부한 소득세(지방소득세 및 농어촌특별세 포함) 등

 

※ 지급명세서 작성용 연말정산 기초자료를 등록하면 세액계산용 연말정산 기초자료는 등록할 필요가 없으며, 자체프로그램으로 지급명세서를 작성할 회사는 지급명세서 작성용 연말정산 기초자료 등록이 필요가 없음.

 

4. 회사는 연말정산 기초자료를 언제 등록해야 하나요?

⟶ 연말정산 기초자료는 2024.1.4.부터 3.10.까지 등록할 수 있으나, 대부분 근로자가 사실상 연말정산을 마치는 1월 말 이전에 등록을 하여야 근로자가 관련 서비스를 유용하게 이용할 수 있습니다.

다만, 연말정산 기초자료 엑셀(Excell) 일괄 업로드(Up-Load) 기능은 ｢연말정산간소화｣서비스 개통 및 부가가치세 확정신고로 인하여 1.15.(일)～1.24.(화)까지는 18시～24시까지 이용 가능하고 부가가치세 확정신고 종료일인 1.25.(수)에는 이용이 불가합니다.

 

5. 회사는 연말정산 기초자료를 어떻게 등록하나요?

⟶ ｢간편제출하기｣에서 엑셀 양식을 내려 받아 등록할 연말정산 기초자료를 엑셀로 작성하여 업로드(Upload)*하거나 지난해 제출한 지급명세서를 활용하여 직접 입력할 수 있습니다.

*전산 과부하를 고려해 근로자 5천명 단위로 파일을 달리하여 등록해야 함.

(하나의 파일에 별도의 시트로 작성 불가)

 

※ 간편제출 이용 경로

· (홈택스 회원) 접속(인증서) → 아이콘「연말정산」 → 「편리한 연말정산」 → 간편제출하기(On-line)

 

6. 근로자 기초자료를 등록하려고 하는데 엑셀이나 한글파일 같은 프로그램은 제공하지 않나요?

⟶ 엑셀 파일로 제공하고 있습니다. 편리한 연말정산 ‘바로 가기’ 클릭 후 → ‘근로자 기초자료등록’ 클릭 → [엑셀 일괄등록]이라는 항목이 있습니다. 해당 메뉴에서 주현 근무지 서식과, 종전 근무지 서식을 각각 제공하고 있습니다.

 

※ 근로자 기초자료 등록 방법 (2018년 귀속 기준)

홈택스 홈페이지 하단의 [공지사항] → “편리한”으로 검색 → 매뉴얼 참조 안내 공지번호 165)

 

 

7. 근로자 기초자료 등록에서 모든 자료를 다 입력해야 하나요?

⟶ 직접 근로자 기초자료를 화면으로 입력하여 등록하는 때는 근로자 성명, 주민등록번호가 필수이고, 엑셀 일괄등록 때는 근로자 성명, 주민등록번호, 근무기간이 필수 입력입니다.

하지만, 근로자의 예상세액 계산 및 지급명세서 생성을 위해서는 총 급여, 근무기간, 4대 보험(연금보험료, 건강보험료, 고용보험료), 기납부한 소득세가 있다면 반드시 입력해 주시기 바랍니다.

 

8. 근로자 기초자료 등록을 엑셀파일로 업로드 시 "금액오류"가 나오는데 어떻게 해야 하나요?

⟶ 엑셀 자료 중 괄호로 되어있거나 마이너스로 되어있는지 확인해 보시기 바랍니다. 마이너스 금액은 0원으로 입력하셔야 합니다.

 

9. 근로자 기초자료 엑셀 일괄 등록 서식에 총급여를 직접 입력하면 오류가 발생하는데 해결 방법은 무엇인가요?

⟶ 총급여는 급여, 상여 등 소득명세를 입력하면 자동으로 합산이 되도록 설정되어 있으므로 입력이 안됩니다.

 

10. 중도 입사자가 제출한 종전 근무지의 원천징수영수증은 어디에 입력하나요?

⟶ 근로자 기초자료 상세 입력 화면 : 종(전) 사업자에 대한 것을 추가하여 입력하시면 됩니다.

• 근로자 기초자료 엑셀일괄등록

현재 회사의 자료는 주(현) 파일에 작성하여 업로드하시고,

종전 회사의 원천징수영수증을 가져왔다면 이는 종(전) 파일에 작성하여 업로드하시면 됩니다.

※ 주(현)를 하지 않고, 종(전)을 먼저 업로드하면 “주현 근무지 누락” 오류 발생

 

11. 근로자 기초자료 엑셀 일괄 등록 시 퇴직했다가 다시 입사한 직원은 어떻게 등록해 주나요?

⟶ 1월부터 퇴직 때까지는 종(전)의 파일에 작성하고, 재입사～12월까지는 주(현)로 작성하시면 됩니다.

 

12. 12월 31일까지 근무하고 퇴사한 근로자와 중도 퇴사한 근로자 모두 근로자 기초자료 등록이 가능한가요?

⟶ 중도 퇴사자는 등록하면 안 되고 12월 31일까지 근무한 후 퇴사한 근로자는 등록 가능합니다.

 

 

13. 근로자 기초자료 등록 화면의 제출 유형 구분에서 "근로자에게 제출받고자 하는 자료를 선택"은 어떤 것을 선택해야 하나요?

⟶ 회사에서 근로자들에게 연말정산간소화 자료만 받고자 한다면 우측 "간소화 자료 제출"을 선택하시고 공제신고서를 받고자 한다면 좌측의 "공제신고서 제출"을 선택하시기 바랍니다.

참고로, 공제신고서 제출의 경우 간소화 자료가 함께 제출됩니다.

 

14. 근로자로부터 간편 제출을 통해 받은 공제신고서 등에 문제가 있으면 어떻게 해야 하나요?

⟶ 회사는 근로자에게 해당 사유를 기재하여 반송할 수 있으며 근로자는 공제신고서를 수정하여 다시 간편 제출할 수 있습니다. 여러 번 수정 제출할 수 있으나(최종분만 수록) 회사가 확인 완료한 후에는 수정 제출할 수 없습니다.

 

15. 공제신고서 관리에서 "간소화 PDF 내려받기"는 활성화되어 있는데, "공제 신고서 PDF 내려받기"는 비활성화되어 있는 이유는?

⟶ 근로자가 간소화 자료만 제출했기 때문입니다.

 

16. 근로자로부터 간편 제출받은 공제신고서 등을 어떤 방법으로 내려받을 수 있나요?

⟶ 근로자별로 간편제출(On-line) 받은 공제신고서를 개인별로 내려받을 수 있으며, 2월 1일부터는 일괄로도 내려 받을 수 있습니다.

※ 내려받기는 간편제출 받은 다음 날부터 가능(일괄 다운로드는 장시간 소요 예상)

 

17. 공제신고서관리에서 일괄 내려받기 신청하면 언제 다운로드되나요?

⟶ 40명 이내 근로자의 경우 신청 후 바로 내려받기되지만 40명 초과 인원일 경우 일괄 내려받기 신청 후 다음날 가능합니다.

 

18. 근로자로부터 간편제출을 통해 받은 공제신고서를 활용하여 지급명세서를 작성할 수 있나요?

⟶ 근로자 기초자료를 편리한 연말정산에 등록하고 지급명세서 관리화면에서 간편제출 받은 공제신고서에 대해 ‘지급명세서 생성’하면 홈택스에서 지급명세서(근로자 2천 명 이하 가능)를 작성할 수 있으며, 일괄 내려받은 간소화서비스 자료 또는 공제신고서를 회사 자체 프로그램에 업로드(Upload)하는 경우에도 지급명세서를 쉽게 작성할 수 있고, 이를 지원하기 위해 국세청은 API*를 제공하고 있습니다.

* API(application programming interface): 간소화 서비스 자료(PDF)와 공제신고서(PDF)를 회사시스템에 업로드할 수 있는 인터페이스

 

※ 국세청 홈택스 > 공지사항 164번(’18년 귀속 공제신고서 등 전자문서 정의서 및 API 안내)에 게시

 

 

19. 전체 근로자가 2,500명인 경우 편리한 연말정산을 이용해서 지급명세서 제출이 가능한가요?

⟶ 편리한 연말정산을 통해 지급명세서 생성 제출까지 가능한 인원은 2천 명 이하입니다.

2천 명의 근로자는 편리한 연말정산을 통하여 지급명세서 생성 제출까지 진행하시고, 나머지 5백 명의 근로자는 기존의 회계프로그램을 이용하거나 지급명세서를 직접 작성하셔야 합니다.

 

20. 편리한 연말정산을 이용해서 지급명세서를 생성하여 제출하는 근로자가 일부 있고, 회계프로그램에서 지급명세서 파일을 제작하여 제출하는 근로자가 일부 있는 경우 병합이 가능한가요?

⟶ 병합하여 제출 가능합니다. 2월 1일 이후 회계프로그램에서 제작한 지급명세서 파일을 지급명세서 화면에서 먼저 변환 제출한 뒤 편리한 연말정산에서 "지급명세서 일괄 생성"하면 생성한 근로자는 근로소득 지급명세서 직접 작성화면에서 "미전송 자료"로 조회됩니다. "미전송 자료"를 불러온 뒤 다음화면에서 "제출자료 불러오기"를 통해변환 제출한 자료를 불러오면 두 가지 자료를 병합할 수 있습니다.

 

21. 계속 근로자는 편리한 연말정산을 이용하고 중도 퇴사자는 이용할 수 없는데, 지급명세서를 제출할 때 중도퇴사자는 어떻게 제출해야 하나요?

⟶ 지급명세서는 2월 1일부터 제출할 수 있으며, 계속 근로자는 편리한 연말정산의 "지급명세서 일괄 생성" 버튼을 클릭하면 지급명세서가 생성됩니다.(근로소득 지급명세서 직접 작성화면에서 "미전송"자료로 조회됩니다). "미전송"자료를 불러온 후 지급명세서 직접 화면에서 중도 퇴사자를 추가 입력하여 제출하시면 됩니다.

 

22. 부서사용자 회원가입 시 인증서가 필요한가요?

⟶ 부서사용자 회원가입에는 인증서가 불필요합니다. 다만, 신청자의 실명 확인은 필요합니다. 또한, 추후 가입 완료 후 로그인할 때 회사의 인증서가 필요합니다.

 

23. 부서사용자 아이디 또는 비밀번호를 분실한 경우 어떻게 해야 하나요?

⟶ 주 사용자가 로그인하여 좌측 상단의 [My NTS] - [부서사용자 아이디 관리]에서 부서사용자 아이디를 확인할 수 있으며, 부서사용자의 임시 비밀번호를 발송하실 수도 있습니다.

 

24. "부서사용자가 존재합니다"라는 메시지가 나오면서 편리한 연말정산 서비스에 접근이 안되는데 이유가 무엇인가요?

⟶ 편리한 연말정산의 경우 근로자 개인의 민감정보가 담겨 있으므로 부서사용자로 ID를 생성하여 권한을 부여했다면 부서 사용자만 접근 가능합니다.